Онлайн-кассы обязательны для всех интернет-магазинов. Таковы требования закона. Рассмотрим, чем могут быть полезны такие сервисы, как они работают и во сколько обходится их подключение.
Что такое онлайн-касса?
Такое мобильное устройство используется интернет-магазинами для формирования чека с QR-кодом после покупки товара.
Для онлайн-кассы характерно:
- наличие встроенного фискального накопителя, в котором записываются данные о каждой транзакции;
- отправка сведений на главный сервер оператора фискальных данных (ОФД) – особой организации с разрешением налоговой на обработку информации от интернет-магазинов и других торговцев;
- более быстрая обработка информации налоговой инстанцией (ИФНС);
- возможность покупателя найти свой чек на сайте налоговой и хранение информации о покупке в течение 5 лет.
Отличие онлайн-кассы от обычного кассового аппарата в том, что она способна отправлять через интернет электронные копии платёжных документов.
ОФД передаётся кассовый чек, а также информация об открытии и закрытии смены, фискального накопителя. В будущем чек распечатывается или отправляется на электронную почту клиента.
Может передаваться информация о покупке и в виде SMS, если покупатель указал свой телефон при регистрации в интернет-магазине.
Принцип работы
В функционировании онлайн-касс нет ничего сложного. Шифрование и обработка данных происходит в считанные секунды и не задерживает сам процесс расчётов с покупателем.
Как всё происходит:
-
1
Потребитель выбирает товар в интернет-магазине и оплачивает его картой или иным способом.
-
2
Сразу после оплаты его чек попадает в накопитель. Происходит шифрование данных и передача их в ОФД.
-
3
ОФД проверяет информацию и присваивает ей уникальный номер, а затем отправляет эти данные платёжной системе.
-
4
Интернет-магазин распечатывает чек с QR-кодом и выдаёт его покупателю в соответствии с законом о защите прав потребителей (отправляет на почту или выдаёт в руки).
- Одновременно данные о платеже уходят в ИФНС РФ.
Весь этот процесс отличается от расчётов на обычной кассе. Информация о покупке становится фактически публичной: интернет-магазин не сможет отказаться от факта продажи товара, так как чек можно легко поднять через налоговую или оператора фискальных данных.
Ранее недобросовестные торговцы продавали некачественный товар и это никак нельзя было доказать, если бумажный чек не сохранился. Теперь все данные об оплате хранятся 5 лет в онлайн-формате и их можно распечатать в любое время для суда или досудебного спора.
Чеки
Интернет-магазины выдают чеки не только в электронной форме или в виде SMS, которые отправляются очень быстро – в течение 5 минут после оплаты. Это норма только в том случае, если платёж делается дистанционно – карточным переводом или электронной валютой.
Если покупатель оплачивает товар при доставке курьером или забирает его сам в пункте выдачи, офлайн-магазине, то выдаётся бумажный чек, подтверждающий факт покупки. Оба варианта обладают равной юридической силой.
Что требуют от интернет-магазинов?
Жизнь интернет-продавцов изменилась с принятием законодательства о применении контрольно-кассовой техники (ККТ). С этого момента приходится выполнять жесткие требования по обустройству онлайн-кассы.
Торговцев обязали:
- использовать онлайн-кассы повсеместно – при каждой сделке купли-продажи с физическими лицами;
- выдавать чеки после каждой покупки (электронные или бумажные).
Требования касаются даже мелких интернет-магазинов, оформленных на ИП и без сотрудников в штате. Если забыть про онлайн-кассы, можно получить административный штраф на сумму минимум 10 тысяч рублей (для ИП и должностных лиц).
Для компаний санкции ещё серьёзнее – штраф от 30 тысяч рублей. Проверяющие органы могут приостановить деятельность на 3–24 месяцев, что для многих означает фактически закрытие бизнеса.
Виды онлайн-касс для интернет-магазинов
Существует большой выбор вариантов техники. Перечень моделей от разных производителей есть на сайте ФНС. Желательно придерживаться этого списка. Иначе сложно будет зарегистрировать кассу.
Вы можете подобрать для себя:
- автономный вариант;
- фискальный регистратор;
- стационарный моноблок или кассовый компьютер.
У каждого из этих вариантов есть свои достоинства и недостатки. При выборе всегда обращайте внимание на время автономной работы, возможность интеграции с другими программами (1С и пр.). Если это необходимо, проверяйте наличие драйверов для весов и сканеров штрихкодов.
| Виды онлайн-касс |
Особенности |
Цена |
Достоинства |
Недостатки |
| Автономная |
Автономная работа без подключения к сети. Фискальные данные могут быть переданы по интернету или GSM-каналу |
5–20 тысяч рублей |
Быстрая и автоматическая передача данных |
Автономная работа возможна только до 30 часов, ограниченный функционал аппарата |
| Фискальный регистратор |
Чековый принтер с блоком фискальной памяти |
3–40 тысяч рублей |
Большая ширина чековой ленты, отрезчик, простое изменение формы чека, возможность подключения к интернету |
Работает только в связке с компьютером, ноутбуком, планшетом или телефоном |
| Стационарный моноблок или кассовый компьютер |
Автономное устройство, объединяющее стационарный компьютер, программы и фискальный накопитель |
От 24 тысяч рублей |
Высокая производительность, больше подходит для работы в стационарных торговых точках с большим количеством покупателей |
Высокая стоимость, отсутствие возможности работы на выезде и автономно от сети |
Как приобрести онлайн-кассу?
Онлайн-кассы можно купить или взять в аренду. Всё зависит от бюджета интернет-магазина и его настроенности на долгую работу.
Разница в цене может быть существенной: для аренды достаточно 1300–3000 рублей в месяц. Для покупки же необходимо собрать в среднем 15–20 тысяч рублей.
Покупка в собственность
Приобрести устройство с фискальным накопителем и возможностью передачи данных можно во многих точках. Самые популярные модели: «Эвотор», «Кассатка», онлайн-касса «МТС», «Атол».
После покупки установкой и настройкой оборудования обычно занимается сам продавец. Если торговля идёт активно, это самый лучший вариант. Все затраты быстро окупятся, и вы вообще не заметите переход на онлайн-формат.
Аренда
При выборе аренды есть выбор из 2–3 тарифов. Самый простой из них включает получение кассы, установку важных программ и в случае поломки экстренную замену электронного устройства.
Более дорогой уже даёт возможность настройки кассы и регистрации её в налоговой и у ОФД. Аренда выгодна только при активной торговле. В противном случае вы будете платить арендные платежи, а аппарат не будет использоваться.
Облачная касса
Если интернет-магазин работает только в Сети, то можно арендовать виртуальную онлайн-кассу с ежемесячной оплатой («InnoKassa» и другие).
Платить придется:
- фиксированный арендный платеж (от 1,5–10,5 тысяч рублей);
- либо комиссию при оплате картой (за каждый платеж придется отдавать 1,5-3 % суммы).
Облачные сервисы удобны, если в пакет входят дополнительные услуги: регистрация в ОФД, скидки при оплате и другие опции. Иногда для того, чтобы воспользоваться услугами облачного сервиса, приходится докупать фискальный накопитель.
Тарифные планы
Ежемесячный
- Сопровождение при регистрации кассы в ФНС
- ОФД "под ключ" сроком на 12 месяцев
- Бесплатная интеграция с Вашим сайтом
- Техническое обслуживание
- Обновление ККТ до актуальной версии 54-ФЗ
Скидка
10%
Квартальный
- Бесплатная регистрация кассы в ФНС
- ОФД "под ключ" на весь
срок ФН
- Бесплатная интеграция с Вашим сайтом
- Техническое обслуживание
- Обновление ККТ до актуальной версии 54-ФЗ
Скидка
15%
Полугодовой
- Бесплатная регистрация кассы в ФНС
- ОФД "под ключ" на весь
срок ФН
- Бесплатная интеграция с Вашим сайтом
- Техническое обслуживание
- Обновление ККТ до актуальной версии 54-ФЗ
Скидка
20%
Годовой
- Бесплатная регистрация кассы в ФНС
- ОФД "под ключ" на весь
срок ФН
- Бесплатная интеграция с Вашим сайтом
- Техническое обслуживание
- Обновление ККТ до актуальной версии 54-ФЗ
Какой
фискальный накопитель выбрать?
ФН на 15 месяцев
Подходит для ОСН, сезонных работ и продажи подакцизных
товаров.9 000 ₽
ФН на 36 месяцев
Подходит для УСН, Патент, исключая торговлю подакцизными товарами.
13 500₽
Порядок регистрации онлайн-кассы
Технику недостаточно просто купить и включить. Даже если это дорогая модель, необходимо пройти регистрацию в ФНС и заключить соглашение с ОФД. Только после этого вы можете законно использовать новую ККТ (согласно № 54-ФЗ о применении ККТ).
Получение ЭЦП
Для дистанционного прохождения процедуры регистрации оформляется квалифицированная электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Получают её в налоговой или специальных сертифицированных центрах. Стоимость услуги — от 2 тысяч рублей.
Регистрация в налоговой
После этого для регистрации достаточно зайти на сайт налоговой, получить доступ в личный кабинет и выбрать раздел «Учёт ККТ». Далее нажимаем на кнопку «Зарегистрировать ККТ» и проходим процедуру заполнения заявления.
Оформить регистрацию можно и через оператора фискальных данных. При аренде облачного сервиса или выбора дорогостоящего тарифа аренды ККТ все эти заботы берёт на себя сам арендодатель.
Как только налоговая зарегистрирует аппарат, ему будет присвоен отдельный регистрационный номер. После этого нужно ещё пройти через самостоятельную фискализацию. Для этого на компьютер устанавливаются специальные драйверы. После всех процедур у вас появится электронная карточка регистрации ККТ.
Пройти регистрацию можно и в офлайн-режиме. Но для этого придётся посещать налоговую и заполнять бланки. Плюс уйдёт примерно 5 дней на ожидание ответа от налоговиков и получение бумажной карточки регистрации.
Заключение соглашения с ОФД
Существует список всех ОФД на сайте ФНС («Первый ОФД», «Такском», «Яндекс», «Астрал» и другие). Выбираете подходящую вам организацию и оформляете с ней официальный договор. Услуга небесплатна. Платить придётся каждый год от 3 тысяч рублей за одну подключённую кассу.
Итоги
Таким образом, интернет-магазины, работающие с населением, обязаны приобретать специальные устройства (онлайн-кассы). Их можно купить или взять в аренду. Минимальная сумма расходов на аренду от 1300–1500 рублей в месяц, но покупка новой и многофункциональной модели может обойтись минимум 15–17 тысяч рублей.
Онлайн-касса может работать автономно или полностью зависеть от сети или иных устройств (компьютера, гаджетов и пр.). Её обязательно нужно регистрировать в налоговых органах. Можно также выбирать варианты облачных касс за доступную цену, ведь для них не требуется кассовый аппарат и регистрация в налоговых органах.
Проигнорировать требование закона и не установить онлайн-кассу невозможно. Нарушителя ждут серьёзные штрафы и риск остановки деятельности на длительный период.
Когда интернет-магазину не нужна онлайн-касса?
Использование онлайн-касс необязательно, если площадка сотрудничает только с юридическими лицами или ИП. В этом случае оформляются договора, а сами платежи обычно происходит в безналичной форме – со счёта на счёт.
Кто может обойтись без онлайн-касс?
Без онлайн-ККТ можно обойтись в том случае, если вы оформили соглашение с курьерской службой и переложили на неё ответственность за приём платежей.
Касса не требуется также, если:
- вы заняты продажей газет и журналов;
- работаете на ярмарках и выставках;
- продаёте и покупаете акции и облигации;
- сдаёте свою квартиру в аренду.
Постоянные льготы предоставлены мелким уличным торговцам, в том числе на специальном налоговом режиме НПД. Ранее для ряда лиц были сделаны отсрочки по переходу на онлайн-кассы, однако их время истекло летом 2021 года.
Что делать, если вы уже купили кассовый аппарат?
Если интернет-магазин уже использовал кассовый аппарат, например, при продаже товаров в специальных пунктах или реальном магазине, то в некоторых случаях его можно интегрировать с сайтом и его CMS-системой.
При неактивной торговле ККТ можно оставить и пробивать чеки вручную, а затем отслеживать факт оплаты денег на счёт. Но проще всего купить или арендовать новую современную модель, которая будет соответствовать всем законодательным требованиям.
Сколько стоят онлайн-кассы?
Стоимость в среднем 12–40 тысяч рублей, но бывают и совсем дешёвые модели с ограниченным функционалом.
Аренда устройств обходится гораздо дешевле: от 1,3 тысячи рублей, а облачных сервисов – от 1,5–10,5 тысяч рублей в месяц. Стоимость зависит от набора функций и типа устройства либо привилегий в рамках облачного сервиса.
Как подключить онлайн-кассу к интернет-магазину
Если вы уже зарегистрировали онлайн-кассу и оформили соглашение с ОФД, можно начинать работать с новым вариантом ККТ.
Для этого скачиваются драйверы на сайте компании-производителя кассы и далее, следуя инструкции, вы включаете режим передачи данных. Всё можно сделать за 10–15 минут.
Готовы подключиться?
Задайте вопрос нашим менеджерам или сразу подключите InnoKassa
Задать вопрос
Подключить InnoKassa
