Аренда онлайн-кассы:
плюсы и минусы для малого бизнеса

Федеральный закон 54-ФЗ обязывает все предприятия вести деятельность через контрольно-кассовые машины (ККМ). Таким образом, для ИП, ООО и других форм бизнеса есть только два варианта: купить или арендовать кассу. Считается, что аренда аппарата — более выгодное решение для микрокомпаний и фирм, работающих в сезонном режиме. Покупку же предпочитают крупные игроки, для бюджета которых такие затраты не являются большой нагрузкой. Рассмотрим плюсы и минусы обоих вариантов и посчитаем средние затраты по каждому.

Важно! Чтобы соответствовать 54-ФЗ, интернет-магазину или другому предприятию, кроме кассового аппарата, нужны:

• фискальный накопитель (ФН) — для хранения информации о кассовых операциях;
• оператор фискальных данных (ОФД) — для отправки сведений о продажах в налоговую службу;
• товароучетный сервис — отправляет на кассу номенклатуру товаров с наименованиями и ценами, сведения о налогообложении и прочие данные;
• кассовая программа — для совершения кассовых операций и передачи информации о них оператору фискальных данных.

Поэтому при аренде кассового аппарата важно изучить, что входит в стоимость услуг. Иногда арендодатели в рекламных целях указывают только цену самой кассы, без дополнительных устройств и сервисов. По факту же клиент потом заплатит существенно больше.

Стоимость аренды кассы для бизнеса зависит от таких факторов:

1. 1
   Срок. Обычно арендодатели указывают стоимость в месяц исходя из годовой аренды. Поэтому, если вам нужно арендовать ККМ для ООО только на несколько месяцев, расценки в пересчете на один месяц могут возрасти. Например, база отдыха сдает номера с мая по сентябрь. При годовой аренде собственник заплатит, скажем, 12 000 рублей (1 000 рублей в месяц). Но если арендовать кассу только на 4 месяца, то итоговая сумма составит не 4 000 рублей (4 х 1 000), а больше.
2. 2
   Параметры самого аппарата. Кассы бывают стационарными и мобильными. Первый вариант, как правило, дороже. Стационарные аппараты выигрывают в скорости печати, количестве портов для подключения периферийных устройств (весов, терминалов, сканеров и пр.). Мобильные кассы более легкие, компактные и способны работать в автономном режиме до 48 часов.
3. 3
   Условия тарифа. Как уже говорилось выше, помимо кассы, понадобятся фискальный накопитель, подключение к ОФД, товароучетный сервис и кассовое приложение. Многие арендодатели предлагают несколько тарифов с разными условиями. Самый дешевый вариант — аренда «голой» кассы, а самый дорогой — полный комплект сервисов и дополнительных полезных функций под ключ.

Примерный расчет стоимости аренды облачной кассы

Итак, возьмем для примера один из самых доступных тарифов на рынке — 900 рублей в месяц. При годовой аренде затраты составят 10 800 рублей. Это базовый тариф, поэтому он не включает другие составляющие для работы онлайн-кассы. Прибавим их и посчитаем итоговую сумму:

• ФН. За накопитель с среднем придется отдать 7 000–8 000 рублей на период 15 месяцев. Важно понимать, что когда ИП, ООО или предприятие другой формы активирует ФН, то он уже не может использоваться кем-то другим. То есть арендодатель не сможет передать его другому клиенту до окончания срока договора.
• ОФД. Стоит примерно 3 000 рублей в год. Эту сумму нужно заплатить непосредственно оператору, если оплата за услугу не входит в выбранный тариф.
• Программное обеспечение. Приложения для работы кассы и импорта номенклатуры товаров обойдутся приблизительно в 1 200–5 500 рублей (зависит от функционала). В качестве источника базы используется электронный каталог продукции, услуг, меню и пр. В нем есть вся необходимая информация, включая наименования товаров и цены. Эти данные передаются через интернет в кассовую программу, которая использует их для печати чеков и передачи сведений о продажах ОФД. При аренде обязательно уточните, поставляется ли необходимый софт вместе с кассовым аппаратом для бизнеса или нужно платить отдельно.

Таким образом, итоговая сумма аренды составляет: базовый тариф + ФН + ОФД + ПО = 22 000–27 000 рублей в год (1 833–2 275 рублей в месяц).

Затраты на покупку онлайн-кассы

Теперь для сравнения посчитаем общие затраты, если купить онлайн-кассу для интернет-магазина или другого бизнеса, а не взять в аренду. Сразу оговоримся, что сопутствующие расходы в этом случае не поменяются. Вам по-прежнему придется платить за ФН, ОФД, кассовое программное обеспечение. В год по этим статьям выходит в среднем от 11 000 до 16 500 рублей.

К этому значению нужно прибавить затраты на покупку самого аппарата. Цена оборудования варьируется в широком диапазоне, зависит от производителя, скорости печати, диагонали экрана, характеристик процессора и других параметров. Кнопочные модели стоят от 4 000 рублей, а расценки на сенсорные устройства стартуют с 11 000–12 000 рублей. В среднем за мобильную кассу придется отдать около 14 000 рублей. Таким образом, с учетом дополнительных расходов итоговая сумма ориентировочно будет 25 000–30 000 рублей в год, что сопоставимо с затратами на аренду.

Преимущества и недостатки аренды и покупки онлайн-кассы

Для наглядности сравним преимущества и недостатки аренды и покупки онлайн-кассы.

В заключение рассмотрим современную альтернативу аренде обычного кассового аппарата — облачную кассу. Для многих видов бизнеса это оптимальный способ сократить расходы и при этом полностью соответствовать требованиям 54-ФЗ. Услуга обойдется дешевле, чем аренда физического оборудования. Вам не нужно платить за электронную цифровую подпись и регистрацию аппарата в налоговой службе. Как показывает практика, данный вариант дает экономию порядка 7 000–10 000 рублей в год по сравнению с обычной онлайн-кассой.

Сервис InnoKassa предоставляет услуги облачной кассы для ИП, ООО и предприятий любых других форм. Подробную информацию вы можете получить по телефону 8 (800) 300-61-21.