Согласно 54-ФЗ, с 2021 года все предприниматели, работающие с физическими лицами, обязаны использовать онлайн-кассы. Государство дало бизнесу переходной период, в течение которого некоторые категории малых предприятий, в основном в сфере услуг, освобождались от данного требования. Но теперь он закончился, а значит, бизнесменам, не успевшим подключить аппараты, грозят штрафы и прочие неприятности. В этой статье мы подробно расскажем об онлайн-кассах для оплаты услуг, особенностях выбора, подключения и работы с ними.
Онлайн-кассой называют аппарат, который печатает чеки покупателям, накапливает информацию обо всех операциях и передает в налоговую службу. В основе устройства лежит фискальный накопитель, запоминающий, шифрующий и направляющий все данные из чеков в ФНС. К нему дополнительно можно подключить терминал для безналичной оплаты услуг, сканер штрихкодов, весы и прочее периферийное оборудование.
Главная особенность онлайн-кассы — подключение к интернету для отправки данных в налоговую. Если устройство находится в Сети, информация отправляется сразу же. Если подключение временно отсутствует (например, из-за нестабильного сигнала при оказании услуг на выезде), то данные накапливаются и отправляются после возвращения в зону покрытия. Но нужно учесть, что, если касса не передает сведения более 30 дней, фискальный накопитель автоматически блокируется, а работа оборудования прекращается. Чтобы снова использовать аппарат, придется устранить проблему и отправить все накопленные данные о транзакциях.
При оплате услуг через онлайн-кассу чек сначала поступает к оператору фискальных данных (ОФД), который направляет его в ФНС. Предприниматель может отслеживать все операции по кассам и анализировать их в личном кабинете на сайте своего авторизованного ОФД.
В сфере услуг используются преимущественно три типа контрольно-кассовых аппаратов:
Ключевым компонентом онлайн-кассы является фискальный накопитель. Его срок действия может составлять 13, 15 или 36 месяцев. По 54-ФЗ индивидуальным предпринимателям и организациям, работающим в сфере услуг, необходим фискальный накопитель на 36 месяцев.
Выбор конкретной модели зависит в первую очередь от объема клиентского потока. Небольшие компании, которые ежедневно обслуживают не очень много клиентов (салоны красоты, автомойки, СТО), могут приобрести недорогие бюджетные аппараты, в том числе мобильные. Если же клиентский поток плотный (в ресторанах быстрого обслуживания, развлекательных центрах), то потребуется стационарная касса. При особо большом количестве заказчиков необходимо покупать не один, а два или более аппаратов.
Общие расходы включают не только непосредственно онлайн-кассу для оплаты услуг, но и дополнительные устройства. Рассчитаем примерную цену такого комплекта:
Если в компании используется программное обеспечение по управлению клиентским сервисом, где есть вся необходимая информация о видах услуг и базе клиентов, то необходимо интегрировать кассу с данной системой. Это позволит передавать в сервис сведения о транзакциях, а в чеках будут отображаться названия услуг.
Покупка кассового аппарата для оплаты услуг — не всегда самое разумное решение. Во многих случаях более выгодной является аренда. Такой вариант позволяет избежать крупных разовых вложений в основное и дополнительное оборудование. Также в числе плюсов:
Если бизнес не относится к категории таких, которым разрешено оказывать услуги без кассового аппарата, но вы при этом не хотите слишком много платить за оборудование, есть хорошая альтернатива — аренда облачной кассы. В этом случае не нужно покупать аппарат, платить за регистрацию в ФНС, техническое обслуживание, подключение к платежной системе, электронную цифровую подпись. Все транзакции осуществляются через специальный облачный сервис. Чеки формируются в электронном виде, после чего направляются оператору фискальных данных и клиенту.
Такой вариант идеален для бизнеса, оказывающего услуги дистанционно (например, предоставляющего доступ к образовательным продуктам). Благодаря виртуальной кассе можно настроить прием платежей непосредственно через сайт или платежную систему, а их обработка будет осуществляться на удаленном сервере. При этом подобный онлайн-формат полностью соответствует требованиям 54-ФЗ, а значит, никакие штрафные санкции вам не грозят.
Предприятию, которое работает без онлайн-кассы и не выдает клиентам чеки, грозят штрафы. При выявлении несоответствий компании придется заплатить от 15 тыс. рублей, а ее директору — от 1,5 тыс. рублей. Чтобы избежать этого, достаточно соблюсти несколько основных правил:
Есть категории предпринимателей, которым разрешено вести деятельность без установки онлайн-касс. Речь идет о самозанятых, а также об ИП с налогом на профессиональный доход. Оплата их услуг проходит через приложение «Мой налог». Также от использования касс освобождены:
Компания InnoKassa предлагает выгодные условия аренды облачной кассы для сферы услуг. По всем вопросам звоните по телефону 8 (800) 300-61-21. Проконсультируем по подключению и использованию сервиса.
